Thông tin
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

1.Trường hợp lập hóa đơn điện tử bị sai sót cần phải xử lý?

Kế toán cần xem xét các trường hợp sai sót để tiến hành điều chỉnh hoặc hủy bỏ – lập lại hóa đơn điện tử đã xuất như sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người  mua chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:

  • Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua
  • Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Người bán và người mua đã kê khai thuế thì bên bán xử lý như sau:

  •  Lập biên bản điều chỉnh (BBĐC) hóa đơn có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
  •  Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

 (*) Lưu ý:

Trường hợp sai thông tin khách hàng (tên, địa chỉ người mua) nhưng đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh giấy/điện tử không phải lập hóa đơn điều chỉnh. (Căn cứ khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 Sửa đổi, bổ sung Thông tư số 119/2014/TT-BTC). Các trường hợp khác thì lập hóa đơn điều chỉnh và biên bản điều chỉnh.

Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định hóa đơn điều chỉnh giảm không được hiển thị số âm (-). Trên bảng kê vẫn thể hiện số âm.

Trường hợp sai các thông tin: sai thông tin về mặt hàng, dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn mà hoá đơn đã lập, gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế thì tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh.

2. Thủ tục điều chỉnh hoá đơn điện tử ?

Thủ tục điều chỉnh hóa đơn điện tử thực hiện như sau:

  • Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
  • Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (trên hóa đơn điện tử điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, số tiền, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số … ký hiệu… ngày tháng năm”. Ký điện tử và gửi lại hóa đơn điện tử điều chỉnh cho bên mua.

Đối với hoá đơn đã lập, gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về mặt hàng, dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn, … thì thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế.

3. Thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế ?

Thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế thực hiện như sau:

  • Lập biên bản thỏa thuận về việc lập hóa đơn thay thế (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
  • Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế và trên hóa đơn điện tử mới phải ghi rõ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…ký hiệu … ngày tháng năm”. Ký điện tử và gửi lại hóa đơn điện tử mới cho bên mua.

Trường hợp nếu phát hiện hóa đơn sai sót mà khách hàng yêu cầu hủy bỏ – lập lại hóa đơn thì thực hiện thủ tục hủy bỏ – lập lại hóa đơn.

4. Thủ tục hủy bỏ – lập hóa đơn điện tử ?

Thủ tục hủy bỏ – lập hóa đơn điện tử thực hiện như sau:

  • Lập biên bản hủy bỏ – lập lại hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
  • Thực hiện chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập.
  • Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).

Lưu ý: Khi bên mua không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện. Có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, hai bên cùng ký tên, bên bán đóng dấu vào văn bản.

Trong trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn (đã ký phát hành thành công hóa đơn điện tử) và phát hiện sai sót thì kế toán cần xem xét các trường hợp sai sót để tiến hành điều chỉnh hoặc hủy bỏ – lập lại hóa đơn điện tử đã xuất theo như hướng dẫn bên trên.

5. Dễ dàng lập biên bản điều chỉnh, biên bản hủy bỏ với phần mềm hóa đơn điện tử Vi Na.

Phần mềm hóa đơn điện tử của Vi Na được chứng nhận kết nối thành công với Cơ quan thuế và đáp ứng đầy đủ toàn bộ nghiệp vụ theo yêu cầu về hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Vi Na, kế toán có thể dễ dàng tạo lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử bằng biểu mẫu có sẵn trên hệ thông và gửi tới khách hàng tức thời.

Bên cạnh đó, kế toán còn có thể đính kèm biên bản điều chỉnh, biên bản hủy bỏ hóa đơn được tạo từ bên ngoài vào phần mềm để làm chứng từ đối chiếu với hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế.

6. Công ty có nhiều cửa hàng, địa điểm kinh doanh có sử dụng chung tài khoản và ký hóa đơn điện tử được không?

- Nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng Vi Na đã xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung, một tài khoản chính có thể tạo nhiều tài khoản con, có thể phân quyền cho tài khoản con. Khách hàng chỉ cần trang bị thêm chữ ký số để ký hóa đơn điện tử tại tài khoản con.

7. Trường hợp cần thay đổi thông tin, địa chỉ trên giấy phép kinh doanh phải làm thế nào?

- Hệ thống Hóa đơn điẹn tử Vi Na hỗ trợ hoàn toàn miễn phí, khách hàng phải đáp ứng các điều kiện như sau:

         + Nộp mẫu thông báo thay đổi trên hệ thống thuế tức mẫu TB04.

         + Ký hết tất cả hóa đơn chưa ký.

+ Gửi thông tin cần thiết để Vi Na hỗ trợ như: Số điện thoại liên hệ, Giấy phép kinh doanh mới, Thông báo thuế hoặc chụp ảnh giao diện TB04 đã phát hành trên thuế.

  • Mọi chi tiết vui lòng liên hệ Email: info@smartvas.vn hoặc số hotline 19006276 (5.000đ/phút) - 19006676 (1.000đ/phút) để được tư vấn và hỗ trợ.

8. Ký số hay ký tay trên biên bản thu hồi hóa đơn?

          - Khi lập biên bản thu hồi hóa đơn bạn có thể sử dụng 1 trong 2 hình thức là ký tay hoặc ký số, nhưng phải tuân theo quy tắc là cả hai bên đều ký tay hoặc cả hai bên đều ký số nhằm đảm bảo tính hợp pháp của biên bản. Tuy nhiên, việc ký số trên biên bản thu hồi hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí trong việc in ấn và chuyển phát.

9. Thủ tục thay đổi đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử như thế nào?

          - Trước hết khi muốn chuyển đổi hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp này sang nhà cung cấp khác, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện lập và nộp hồ sơ đăng ký phát hành đến Cơ quan Thuế nhằm thay đổi mẫu hóa đơn hoặc yêu cầu nhà cung cấp mới có thiết kế mẫu hóa đơn giống mẫu mà doanh nghiệp đang sử dụng của nhà cung cấp trước đó. Bởi lẽ, mỗi một nhà cung cấp sẽ có 1 mẫu số ký hiệu trên hóa đơn điện tử khác nhau.

Để thực hiện thay đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện theo 2 bước đơn giản dưới đây:

Bước 1: Thực hiện hủy hóa đơn đã thông báo phát hành

Nếu doanh nghiệp chưa sử dụng hết số hóa đơn đã thông báo phát hành với Cơ quan thuế và không muốn tiếp tục sử dụng nữa thì cần thực hiện lập biên bản hủy hóa đơn theo mẫu ban hành kèm Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Bước 2: Thực hiện nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử mới

Trong trường hợp doanh nghiệp đã sử dụng hết số hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành với cơ quan thuế của nhà cung cấp cũ thì không cần thực hiện hủy hóa đơn đã thông báo phát hành (bước 1), mà tiến hành nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp mới đến Cơ quan Thuế luôn.

Theo đó, doanh cần hoàn tất và nộp đầy đủ các giấy tờ như: Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử và Mẫu hóa đơn điện tử của nhà cung cấp mới. Cụ thể:

          - Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử được thực hiện theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

10. Chữ ký số của nhà cung cấp nào có thể dùng trên phần mềm hóa đơn điện tử Vi Na?

          - Với phần mềm hóa đơn điện tử Vi Na bạn có thể dùng bất kỳ chữ ký số của nhà cung cấp nào trên thị trường để thực hiện ký điện tử.

          - Chữ ký số đảm bảo có đầy đủ những thông tin về mã số thuế doanh nghiệp, hạn sử dụng, được cung cấp từ đơn vị chữ ký số có Giấy phép của Bộ Thông Tin và Truyền Thông và không phải là chữ ký số nằm trong danh sách chứng thứ số bị thu hồi.

 

Ngay sau khi nhận được thông tin đăng ký, chúng tôi sẽ liên hệ trực tiếp với bạn để cung cấp tài khoản, Không cài đặt, không rủi ro

Họ và tên

Điện thoại

Email

Mã số thuế

Cảm ơn bạn đã đăng ký thông tin
Nhân viên hỗ trợ của chúng tôi sẽ liên hệ lại
Trong 1 giờ làm việc
×
Số điện thoại
HOTLINE: 19006276 (5.000đ/phút) - 19006676 (1.000đ/phút)