Khác biệt giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Từ 01/11/2018 bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng, bản chất của hóa đơn điện tử giống hoá đơn giấy từ các thủ tục huỷ, xoá bỏ, thu hồi... Tuy nhiên, hóa đơn điện tử có những đặc điểm và lợi ích khác biệt so với hóa đơn giấy truyền thống mà không phải Doanh nghiệp nào cũng nắm rõ.

I. Khác biệt giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

1. Khác biệt về đặc điểm

Hoá đơn điện tử khác hóa đơn giấy về nhiều đặc điểm: Trường liên, ký hiệu số serial, chữ cứu, cách tra cứu hóa đơn, hình thức lưu trữ, thay đổi mẫu hóa đơn.

Đặc điểm

Hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử

Trường liên

Có 3 liên

GTKT3/001

Không có liên

GTKT0/001

Ký hiệu

AY/18P

AY/18E

Chữ ký

Ký tay

Chữ ký điện tử

Tra cứu hóa đơn

Tra cứu hóa đơn giấy từ kho lưu trữ nên mất nhiều thời gian

Tra cứu hóa đơn điện tử trên thiết bị điện tử hoặc website nên có thể làm mọi lúc mọi nơi

Hình thức lưu trữ

  •    Lưu khi các bản cứng hóa đơn giấy
  •    Việc lưu trữ dễ mất, cháy và tốn không gian lưu trữ
  • Lưu trữ hóa đơn điện tử trên các thiết bị điện tử
  • Không gian lưu trữ nhỏ

Thay đổi mẫu hóa đơn

Có thể thay đổi mẫu hóa đơn theo ý muốn. Nhưng khi thay đổi mẫu phải chờ khi hết hóa đơn đã đặt in, gây tốn kém cho DN.

Thay đổi mẫu hóa đơn nhanh chóng và dễ dàng. Tiết kiệm thời gian và chi phí cho DN

2. Khác biệt về lợi ích

Không chỉ là yêu cầu bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử trong thời kì công nghệ phát triển mạnh mẽ, Doanh nghiệp có thể tự nhận thấy việc sử dụng hóa đơn điện tử đem lại lợi ích về mặt thời gian và ngân sách hơn hẳn hóa đơn giấy mà doanh nghiệp đang sử dụng. 

Lợi ích

Hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử

Thời gian

  • Thời gian phát hành: trên 2 ngày
  • Thời gian lập hóa đơn: chậm, làm việc thủ công, sai sót nhiều.
  • Thời gian phát hành: trung bình 2 ngày.
  • Thời gian lập hóa đơn: lập bằng máy tính, giảm thiểu sai sót, thời gian lập hóa đơn nhanh chóng.

Tính an toàn, bảo mật

  • Dễ bị sao chép, lộ thông tin hóa đơn.
  • Giả mạo dễ dàng, dễ bị xuất khống hóa đơn.
  • Dễ hư hỏng, mất hóa đơn trong quá trình lưu trữ, vận chuyển.
  • Không bị sao chép, hóa đơn an toàn.
  • Không thể giả mạo, dễ dàng tra cứu, không thể xuất khống hóa đơn.
  • Giữ hóa đơn nguyên vẹn, an toàn.

Thủ tục xóa bỏ, điều chỉnh và bảo quản hóa đơn

  • Thủ tục phức tạp, cần lưu trữ hóa đơn xóa bỏ.
  • Rủi ro mất hóa đơn xóa bỏ.
  • Thủ tục nhanh chóng.
  • Hóa đơn được lưu trữ trên máy tính nên không mất thời gian, không gian lưu trữ như hóa đơn trên giấy.

Chi phí hóa đơn

Trung bình 18.000đ/ hóa đơn (chi phí in ấn, chuyển phát, lưu trữ,… )

Trung bình 1.000đ/ hóa đơn (không tốn chi phí in ấn, chuyển phát, lưu trữ,… )

II. Khác biệt giữa hóa đơn điện tử in chuyển đổi ra giấy và hóa đơn giấy thông thường

1. Hóa đơn điện tử in chuyển đổi ra giấy là gì?

Điều 12 của thông tư 32/2011/TT-BTC đã quy định rõ về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, theo đó: Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế toán. Đáp ứng các yêu cầu sau:

- Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc

- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi: Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Đặc biệt, Trên hóa đơn giấy được chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.

2. Khác biệt giữa 2 loại hóa đơn

Cùng là bản hóa đơn giấy, nhưng hóa đơn giấy thông thường và hóa đơn điện tử in chuyển đổi ra giấy lại có những đặc điểm khác biệt. Cụ thể:

Đặc điểm

Hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử in chuyển đổi ra giấy

Trường liên

Có 3 liên

GTKT3/001

Không có liên

GTKT0/001

Ký hiệu

AY/18P

AY/18E

Chứ ký

Ký tay

- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

- Có chữ ký và họ tên người thực hiện chuyển tử hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hình thức

Hóa đơn giấy viết tay trên mẫu đặt in.

Trên bản in chuyển đổi của hóa đơn điện tử còn có một số chỉ tiêu:

- Phải có dòng chữ: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”

- Phải có Người in chuyển đổi, ngày – giờ in chuyển đổi.

Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử vui lòng liên hệ sẽ được tư vấn cụ thể.

Thông tin liên hệ: Công Ty Cổ Phần Hóa Đơn Điện Tử VI NA

Địa chỉ: 41A Nguyễn Phi Khanh, Phường Tân Định, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh

ĐT: 0925 223 223 – 0923 27 47 47

Email: info@smartvas.vn

Website: http://smartvas.vn/

CÔNG TY CỔ PHẦN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VI NA
41A Nguyễn Phi Khanh, Phường Tân Định, Quận 1, TP HCM
Tòa Nhà AC, 78 Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
Kinh doanh: 0923 274747
Hỗ trợ kỹ thuật: 19006276
Email: info@smartvas.vn

© 2018 CÔNG TY CỔ PHẦN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VI NA

Ngay sau khi nhận được thông tin đăng ký, chúng tôi sẽ liên hệ trực tiếp với bạn để cung cấp tài khoản, Không cài đặt, không rủi ro

Họ và tên

Điện thoại

Email

Mã số thuế

Cảm ơn bạn đã đăng ký thông tin
Nhân viên hỗ trợ của chúng tôi sẽ liên hệ lại
Trong 1 giờ làm việc
×