Là hóa đơn được lập, ký số và gửi cho người mua bằng phương tiện điện tử.

Có, nếu có chữ ký số hợp lệ và tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Tất cả doanh nghiệp, tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh (trừ trường hợp được gia hạn).

- Có mã của cơ quan thuế
- Không có mã của cơ quan thuế
- Các chứng từ được coi như hóa đơn

- Chữ ký số hợp lệ
- Phần mềm kết nối cơ quan thuế
- Đăng ký sử dụng với cơ quan thuế

Không, chỉ cần nhận hóa đơn qua email hoặc cổng tra cứu.

Tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có nêu rõ khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót sẽ không hủy hóa đơn đã lập có sai sót mà thay vào đó sẽ sử dụng các phương án điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai.

Không bắt buộc, nhưng có thể in để tiện lưu trữ.

Ít nhất 10 năm.

Có, chỉ cần chứng thư số còn hiệu lực.

→ Không bắt buộc. Chỉ cần có chữ ký số hợp lệ là đủ pháp lý.

→ Không. Từ 2022, hóa đơn điện tử là hình thức bắt buộc, khách hàng phải chấp nhận theo quy định của cơ quan thuế.

→ Tạm thời không. Doanh nghiệp cần kết nối internet để gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

→ Có. Vi Na cung cấp cổng tra cứu online để khách hàng tải hóa đơn trực tiếp.

→ Có. Hóa đơn điện tử có thể xuất bằng tiếng Anh, định dạng PDF/XML, gửi qua email quốc tế.

→ Có thể in ra để tiện theo dõi, nhưng bản điện tử mới là bản gốc có giá trị pháp lý.

→ Không cần đăng ký lại mẫu hóa đơn, chỉ cần cập nhật chữ ký số mới để phát hành tiếp.

→ Có. Vì hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống phần mềm và máy chủ của đơn vị cung cấp, có thể tra cứu và tải lại bất cứ lúc nào.

- Hóa đơn có ngày lập 01/06/2025 trở về sau không được phép Hủy. Chỉ được phép Thay thế hoặc Điều chỉnh.
- Đối với hóa đơn sai sót tên công ty hoặc địa chỉ thì gửi thông báo sai sót lên CQT với tính chất hóa đơn là “Thông báo” không cần tạo lại hóa đơn khác. Trường hợp bị sai sót nội dung còn lại thì người bán và người mua chọn lựa xử lý hóa đơn bị sai sót theo hình thức là điều chỉnh hoặc thay thế.
- Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế bắt buộc phải ký biên bản của bên bán và bên mua vào biên bản điều chỉnh hoặc thay thế kèm theo hóa đơn (biên bản lưu trên phần mềm không gửi lên CQT, có thể truy xuất khi CQT yêu cầu cung cấp). Nếu người mua là cá nhân thì bên bán ký số vào biên bản của bên bán và cung cấp biên bản kèm theo trên web tra cứu hóa đơn.
- Trường hợp cơ quan thuế gửi thông báo cho người mua yêu cầu giải trình thì gửi thông báo sai sót lên CQT với tình chất hóa đơn là “Giải trình” có kèm số thông báo của CQT và ngày ra thông của CQT.

Bước 1:
1. Đăng ký chữ ký số đối doanh nghiệp mới thành lập hoặc dùng chữ ký số đang sử dụng còn hiệu lực tại thời điểm đăng ký.
2. Có máy vi tính để truy cập mạng internet, đường truyền tải đủ khả năng thực hiện các nghiệp vụ như:Tạo, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
3. Liên hệ Vi Na hoặc Đại lý cung cấp thông tin, hồ sơ để được tạo tài khoản, mẫu hóa đơn trước khi đăng ký.
4. Đăng ký nộp Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025 tại website Phần mềm hóa đơn điện tử Vi Na.
Bước 2:
5. Sau khi Cơ quan thuế (CQT) tiếp nhận Mẫu 01/TB-TNĐT Phụ lục IB và tự động đối chiếu thông tin Người đại diện pháp luật trong 01 ngày làm việc từ ngày tiếp nhận đăng ký:
– Thông tin không hợp lệ: CQT gửi thông báo không chấp nhận hồ sơ ngay trong ngày hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo
– Thông tin hợp lệ: CQT gửi thông báo đến phần mềm eTax Moblie của NĐDPL, yêu cầu xác nhận qua phần mềm trong vòng 24h.
+ Quá hạn xác nhận không thành công: CQT gửi thông báo không chấp nhận hồ sơ ngay trong ngày hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.
+ Xác nhận đúng hạn và hợp lệ: CQT thông báo chấp nhận Đăng ký sử dụng HĐĐT chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.

- Trường hợp 1: chỉ sai sót tên công ty, tên người mua hoặc địa chỉ.
Người nộp thuế gửi thông báo sai sót lên CQT với tính chất hóa đơn là "Thông báo" không cần tạo lại hóa đơn khác

- Trường hợp 2: Sai MST; số tiền, thuế suất, tiền thuế, quy cách, chất lượng HHDV thì người bán và người mua thỏa thuận lựa chọn 1 trong 2 cách:
Cách 1: Lập HĐĐT điều chỉnh (trong hóa đơn có thể hiện dòng chữ: "Điều chỉnh cho HĐĐT số, ký hiệu, ngày … tháng ... năm…")
Cách 2: Lập HĐĐT thay thế (trong hóa đơn có thể hiện dòng chữ: "Thay thế cho HĐĐT số, ký hiệu, ngày … tháng ... năm…")
Lập biên bản ghi rõ nội dung bị sai sót của hóa đơn bị điều chỉnh/thay thế, trên biên bản phải có chữ ký của người bán và người mua (biên bản lưu trên phần mềm không gửi lên CQT, có thể truy xuất khi CQT yêu cầu cung cấp). Nếu người mua là cá nhân thì bên bán ký số vào biên bản của bên bán và cung cấp biên bản kèm theo trên web tra cứu hóa đơn.

- Người bán chọn số hóa đơn với tính chất thông báo "Giải trình" và lập Thông báo sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT gửi CQT có kèm theo số và ngày CQT ra thông báo giải trình.

- Nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng Vi Na đã xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung, một tài khoản chính có thể tạo nhiều tài khoản con, có thể phân quyền cho tài khoản con. Khách hàng chỉ cần trang bị thêm chữ ký số hoặc sử dụng giải pháp ký số không dùng Token để ký hóa đơn điện tử tại tài khoản con.

- Hệ thống Hóa đơn điện tử Vi Na hỗ trợ hoàn toàn miễn phí
- Gửi thông tin cần thiết để Vi Na hỗ trợ như: Số điện thoại liên hệ, mã số thuế cần hỗ trợ, giấy phép kinh doanh mới nếu có thay đổi.
- Mọi chi tiết vui lòng liên hệ Email: info@smartvas.vn hoặc số hotline 19006676 (1.000đ/phút) - 19006276 (5.000đ/phút) để được tư vấn và hỗ trợ.

- Với phần mềm hóa đơn điện tử Vi Na bạn có thể dùng bất kỳ chữ ký số của nhà cung cấp nào trên thị trường để thực hiện ký điện tử.
- Chữ ký số đảm bảo có đầy đủ những thông tin về mã số thuế doanh nghiệp, hạn sử dụng, được cung cấp từ đơn vị chữ ký số có Giấy phép của Bộ Thông Tin và Truyền Thông và không phải là chữ ký số nằm trong danh sách chứng thứ số bị thu hồi.
- Lưu ý: Chữ ký số mới cần phải khai báo trên tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT được cơ quan thuế chấp nhận trước khi sử dụng.