HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ HỢP LỆ CÙNG 5 YẾU TỐ ĐÁNH GIÁ THEO QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT

Hóa đơn là một trong những giấy tờ chứng thực quan trọng được xác thực bởi cơ quan thuế, tuân thủ theo quy định của pháp luật. Và một trong những vấn đề khiến các doanh nghiệp khá bối rối khi chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn công nghệ số đó là thế nào là mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp? Làm thế nào để xác định được điều đó? Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra 5 yếu tố quan trọng đánh giá hóa đơn số hợp lệ theo quy định pháp luật để quý doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vấn đề này.

1. Phương thức thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử

Hóa đơn điện tử phải là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử theo đúng quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Hóa đơn số ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ một cách trọn vẹn và có nghĩa, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Đặc biệt lưu ý hóa đơn giấy được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử sẽ không hợp lệ.

Hóa đơn điện tử hợp lệ cùng 5 yếu tố đánh giá theo quy định pháp luật

2. Đảm bảo tính xác định và toàn vẹn thông tin

Tính xác định và toàn vẹn thông tin rất quan trọng đối với một hóa đơn online, nếu thiếu đi tính xác định và toàn vẹn thông tin thì sẽ trở thành hóa đơn điện tử không hợp lệ.

Căn cứ theo Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc xác định “Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất”.

Các điều kiện để đánh giá tính toàn vẹn thông tin:

• Thông tin cần đảm bảo tính toàn vẹn từ khi được tạo ra đến khi ở dạng cuối cùng là hóa đơn số (thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị).
• Thông tin có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

3. Đảm bảo đầy đủ và toàn vẹn về nội dung

Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ sẽ phải đảm bảo các nguyên tắc về nội dung. Các nguyên tắc này được quy định để đảm bảo hóa đơn số có sự thống nhất chung, dễ dàng trong quản lý và xác định được những hóa đơn điện tử đặc thù.

Căn cứ vào Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP hóa đơn điện tử có các nội dung sau:

a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);

d) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

đ) Tổng số tiền thanh toán;

e) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

g) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

h) Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

i) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

k) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Hóa đơn điện tử hợp lệ cùng 5 yếu tố đánh giá theo quy định pháp luật

Ngoài ra trong một số trường hợp đặc biệt nội dung hóa đơn có thể thay đổi, có thêm nội dung khác hoặc thiếu một trong các mục trên, được quy định tại Khoản 4 Điều 3 thông tư 68/2019/TT-BTC.

Hóa đơn điện tử có thể có thêm thông tin về biểu trưng hay logo để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán

Có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.

Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử trên phiếu thể hiện các thông tin liên quan lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa chỉ kho xuất, địa chỉ kho nhận; phương tiện vận chuyển.

4. Đảm bảo về định dạng hóa đơn

Định dạng hóa đơn online là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị. Một hóa đơn điện tử hợp lệ theo đúng quy định của Pháp luật phải đảm bảo các tiêu thức về định dạng như sau:

• Sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
• Định dạng chuẩn gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử hợp lệ cùng 5 yếu tố đánh giá theo quy định pháp luật

5. Thời điểm lập hóa đơn điện tử hợp lệ

Theo quy định của Pháp luật, hóa đơn điện tử hợp lệ được lập đúng thời điểm. Căn cứ vào Điều 7 Nghị Định 119/2018/NĐ-CP cụ thể:

• Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Nếu trong trường hợp giao hàng thành nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ (thường xảy ra ở ngành xây dựng, thiết kế, thẩm mỹ) thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Thông tin thắc mắc về đăng ký sử dụng phần mềm ehd.smartvas.vn, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

 CÔNG TY CỔ PHẦN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VI NA

•  Trụ sở chính: 41A Nguyễn Phi Khanh, Phường Tân Định, Quận 1, TP HCM
•  Chi nhánh: Tòa Nhà AC, 78 Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
•  HOTLINE: 1900 6676 (1.000đ/phút) - DỊCH VỤ SẢN PHẨM | 1900 6276 (5.000đ/phút) - HỖ TRỢ KỸ THUẬT
•  Email: info@smartvas.vn