TỐI ƯU CHI PHÍ PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN CHO DOANH NGHIỆP VỚI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Sự ra đời của hóa đơn điện tử đã mang lại rất nhiều lợi ích trong việc quản lý, giám sát và tiết kiệm chi phí vận hành cho các doanh nghiệp so với phương thức truyền thống.

Hóa đơn điện tử có rất nhiều ưu điểm so với hóa đơn giấy

Trước khi hóa đơn điện tử ra đời, hóa đơn giấy là phương thức duy nhất bắt buộc doanh nghiệp sử dụng để ghi lại giao dịch mua bán. Tuy nhiên, hóa đơn giấy truyền thống đã và đang bộc lộ khá nhiều khuyết điểm, đặc biệt là về chi phí phát hành cũng như lưu trữ. Vì vậy, với sự phát triển vượt bậc của công nghệ số, việc hóa đơn điện tử ra đời là tất yếu và được xem là giải pháp tối ưu cho hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Vậy, chính xác thì loại hóa đơn này sẽ giúp bạn những gì? Hãy cùng theo dõi các ưu điểm của chúng qua bài viết sau.

Hóa đơn giấy là gì?

Hóa đơn giấy đang bộc lộ rất nhiều khuyết điểm

Hóa đơn giấy là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng, dịch vụ, ghi rõ số lượng và đơn giá liệt kê do đơn vị bán ra phát hành (theo quy định của Cục thuế). Sau khi giao dịch hoàn thành – tức bên mua đã thanh toán, người bán sẽ xác nhận bằng cách đóng dấu mộc. Hóa đơn lúc này có giá trị như một biên lai hoặc biên nhận.

Hóa đơn giấy bao gồm các loại:

• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn bán hàng
• Hóa đơn khác (như: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…)
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển.

Nội dung trên hóa đơn giấy cần đẩy đủ các thông tin về hóa đơn, thông tin người bán, người mua, thông tin về hàng hóa, dịch vụ

Nội dung trong hóa đơn giấy cần đảm bảo đầy đủ các yếu tố sau:

• Thông tin về hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật như: số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, chữ ký người bán, người mua.
• Thông tin về người bán: tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ trang web, địa chỉ thư điện tử.
• Thông tin về hàng hóa, dịch vụ như: tên, đơn vị tính, khối lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, số tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán.
• Thông tin về người mua như: tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản giao dịch, hình thức thanh toán.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử là những dữ liệu điện tử được lưu trữ trên máy tính có liên kết với cơ quan thuế, thể hiện nội dung của các cuộc giao dịch mua bán, cung cấp dịch vụ giữa các bên.

Hóa đơn điện tử được thiết lập và quản lý bằng các phần mềm quản lý

Theo đó, chúng được khởi tạo và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức/doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế khi kinh doanh và được lưu trữ bởi các bên tham gia giao dịch theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Cũng giống như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử bao gồm:

• Hóa đơn xuất khẩu
• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn bán hàng
• Hóa đơn bảo hiểm
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không
• Chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế
• Chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng
• Hóa đơn điện nước,…

Tất cả đều có hình thức và nội dung của hóa đơn điện tử đều được thành lập theo thông lệ quốc tế và tuân thủ quy định pháp luật. Mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

So sánh hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

Chi phí phải bỏ ra của hoá đơn điện tử tiết kiệm đến 90% chi phí của doanh nghiệp bỏ ra so với hoá đơn giấy thông thường

Theo Nghị định 119/2018-CP, từ ngày 01/11/2018 doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử giao cho khách và được phép sử dụng song song với hóa đơn giấy. Đến hết ngày 31/10/2020 thì toàn bộ mọi đơn vị kinh doanh phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử hoàn toàn.

Như vậy, việc áp dụng hóa đơn điện tử là điều tất yếu trong tương lai gần. Và chắc chắn một điều rằng, loại hóa đơn mới này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% chi phí phát hành hoá đơn.

Hóa đơn điện tử tiết kiệm chi phí in ấn

Cụ thể, để phát hành hóa đơn giấy cho khách hàng, các đơn vị kinh doanh sẽ phải bỏ chi phí cho nhiều dịch vụ và văn phòng phẩm đi kèm khác nhau, chẳng hạn như:

• Chi phí in ấn hoá đơn (mỗi cuốn hóa đơn 50 số có chi phí là 70.000 VNĐ/cuốn).
• Chi phí in ấn 1 cuốn hoá đơn ( 50 số ) : 70.000đ ( 1 tờ = 1.500đ )
• Chi phí gửi bưu điện : 20.000đ – 25.000đ
• Chi phí lưu trữ : 10 năm – 15 năm
• Chi phí cơ hội ( công ngồi viết hoá đơn)
• Chi phí tiền điện thoại kiểm tra hoá đơn đã được bưu điện chuyển chưa : 2.500đ

Như vậy, mỗi tờ hóa đơn giấy để đến được tay khách hàng sẽ tiêu tốn của doanh nghiệp khoảng 25.000 đồng/hóa đơn.

Tuy nhiên đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ cần bỏ ra rất ít chi phí để phát hành:

• Phí khởi tạo dịch vụ là 500.000 đồng.
• Chi phí chỉ 750.000 đồng cho 1000 hóa đơn

=> Các chi phí dành Hóa đơn điện tử  tiết kiệm hơn nhiều so với hóa đơn giấy.

Sử dụng nhân lực, tài nguyên hiệu quả

Theo đó, số lượng hóa đơn của một doanh nghiệp là một con số khổng lồ. Lúc này, chi phí bỏ ra để thuê nhân lực – cụ thể là kế toán để xử lý và quản lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn cũng tăng lên. Chưa kể ban cũng phải đầu tư vào hệ thống máy in kim và băng mực cũng như bảo trì,…

Ngoài ra, doanh nghiệp sẽ không cần phải bỏ chi phí cho công tác lưu trữ hóa đơn nữa, chẳng hạn như:

• Chi phí mua sắm các tủ bảo quản, lưu trữ hóa đơn chưa sử dụng và hóa đơn đã sử dụng.
• Chi phí thuê nhân viên kiểm soát và giám sát hoạt động bán hàng và cung ứng hàng hóa cho doanh nghiệp.

Sai sót trong quá trình nhập – xuất

Chưa hết, trong quá trình nhập – xuất hóa đơn giấy rất khó tránh khỏi những sai sót như: nhầm lẫn, thiếu sót thông tin, thất lạc hóa đơn trong quá trình vận chuyển,… bắt buộc phải xuất lại hóa đơn – nguyên nhân gây thiệt hại lớn cho ngân sách của doanh nghiệp.

Có thể thấy, sự ra đời của hóa đơn điện tử đã mang lại rất nhiều lợi ích trong việc quản lý, giám sát và tiết kiệm chi phí kinh doanh cho các doanh nghiệp, đặc biệt trong thời buổi công nghệ tiên tiến như hiện nay. Vì vậy, nếu bạn chưa thực hiện chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, hãy thực hiện nó ngay hôm nay.

Thông tin thắc mắc về đăng ký sử dụng phần mềm ehd.smartvas.vn, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

 CÔNG TY CỔ PHẦN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VI NA

•  Trụ sở chính: 41A Nguyễn Phi Khanh, Phường Tân Định, Quận 1, TP HCM
•  Chi nhánh: Tòa Nhà AC, 78 Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
•  Kinh doanh: (028)7300627
•  Hỗ trợ kỹ thuật: 1900633061 (1.000đ/phút) - 19006276 (5.000đ/phút)
•  Email: info@smartvas.vn