Làm mất dữ liệu hoặc không bảo đảm lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định, hộ kinh doanh có thể bị xử phạt từ 8–15 triệu đồng.
Sau khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, không ít hộ kinh doanh cho rằng chỉ cần lập và gửi hóa đơn cho khách hàng là đã hoàn thành nghĩa vụ. Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn thường bị xem nhẹ, nhất là với các hộ nhỏ lẻ, không có kế toán chuyên trách và chủ yếu thao tác trên điện thoại hoặc máy tính cá nhân.

Thực tế, theo quy định pháp luật về thuế và hóa đơn, lập hóa đơn mới chỉ là một phần nghĩa vụ. Hóa đơn điện tử còn phải được lưu trữ đầy đủ, an toàn và có khả năng truy xuất trong suốt thời hạn luật định. Việc mất dữ liệu do đổi thiết bị, lỗi phần mềm hoặc không sao lưu không làm phát sinh quyền “miễn trừ” nghĩa vụ này.
Theo quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu và khả năng truy xuất khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Điều này đồng nghĩa, hộ kinh doanh không chỉ cần lưu bản thể hiện hóa đơn, mà còn phải bảo đảm dữ liệu không bị xóa, mất hoặc không thể truy xuất trong suốt thời gian lưu trữ. Việc chỉ lưu hóa đơn trên một thiết bị cá nhân, không sao lưu hoặc không sử dụng hệ thống lưu trữ ổn định tiềm ẩn rủi ro vi phạm.
Mức phạt khi không lưu trữ đủ hóa đơn theo quy định
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hành vi không lưu trữ, lưu trữ không đầy đủ hoặc làm mất dữ liệu hóa đơn điện tử có thể bị xử phạt hành chính.
Cụ thể, hộ kinh doanh có thể bị:
– Phạt tiền từ 8 – 15 triệu đồng nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn điện tử do không bảo đảm điều kiện lưu trữ theo quy định;
– Phạt từ 5 – 10 triệu đồng nếu không cung cấp được hóa đơn điện tử khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu kiểm tra.
Mức phạt này được áp dụng kể cả khi hộ kinh doanh không có hành vi trốn thuế và không phát sinh số thuế phải truy thu.
Mất dữ liệu hóa đơn khác gì với không lập hóa đơn
Về mặt pháp lý, cần phân biệt rõ giữa không lập hóa đơn và đã lập nhưng không lưu trữ được hóa đơn. Không lập hóa đơn là vi phạm nghĩa vụ ghi nhận doanh thu, có khung xử phạt cao hơn và gắn trực tiếp với rủi ro trốn thuế.
Trong khi đó, việc làm mất dữ liệu hoặc không bảo đảm lưu trữ hóa đơn là vi phạm nghĩa vụ quản lý, bảo quản hồ sơ thuế. Dù không làm thay đổi số thuế phải nộp, hành vi này vẫn bị xử phạt vì làm gián đoạn khả năng kiểm tra, đối chiếu dữ liệu của cơ quan quản lý.
Khi nào được xem xét giảm nhẹ trách nhiệm
Luật Quản lý thuế cho phép xem xét các tình huống bất khả kháng như thiên tai, hỏa hoạn, sự cố kỹ thuật diện rộng ảnh hưởng đến hệ thống lưu trữ. Tuy nhiên, nếu hộ kinh doanh không có biện pháp sao lưu, không ký hợp đồng lưu trữ với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc để mất dữ liệu do chủ quan, việc xử phạt vẫn có căn cứ.
Trên thực tế, nhiều trường hợp mất dữ liệu phát sinh từ việc đổi điện thoại, thay máy tính hoặc xóa ứng dụng mà không sao lưu, những lý do này không được coi là bất khả kháng.
Chuẩn hóa lưu trữ để tránh rủi ro bị phạt
Để hạn chế nguy cơ bị xử phạt, hộ kinh doanh cần rà soát lại toàn bộ quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử. Việc lựa chọn nhà cung cấp có hệ thống lưu trữ tập trung, sao lưu tự động và khả năng truy xuất ổn định là yếu tố quan trọng. Đồng thời, cần định kỳ kiểm tra lại dữ liệu hóa đơn, đặc biệt sau khi thay đổi thiết bị hoặc cập nhật phần mềm.
(Nguồn: Báo lao động, cập nhật 27/02/2026. Bài tóm tắt dành cho mục đích thông tin, không thay thế tư vấn pháp lý.)
Phần Mềm Bán Hàng Xuất Hóa Đơn Điện Tử Dành Cho Hộ Kinh Doanh
Giải pháp toàn diện từ Công ty Cổ phần Chữ ký số Vi Na
Trong bối cảnh quy định về hóa đơn điện tử ngày càng chặt chẽ, hộ kinh doanh không chỉ cần bán hàng tốt – mà còn phải đảm bảo xuất hóa đơn đúng chuẩn, đúng thời điểm, đúng quy định.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy:
- Nhiều hộ kinh doanh chưa quen quy trình xuất hóa đơn điện tử
- Việc dùng nhiều phần mềm rời rạc gây sai sót và mất thời gian
- Lo lắng về kết nối cơ quan thuế và tính pháp lý của hóa đơn
Hiểu rõ điều đó, Công ty Cổ phần Chữ ký số Vi Na mang đến giải pháp:
👉 Phần mềm bán hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử – thiết kế riêng cho hộ kinh doanh.

Vì sao hộ kinh doanh cần phần mềm tích hợp xuất hóa đơn điện tử?
Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh có phát sinh giao dịch thuộc diện xuất hóa đơn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ.
Nếu vẫn:
- Ghi chép thủ công
- Tổng hợp cuối ngày rồi nhập lại dữ liệu
- Hoặc dùng hệ thống bán hàng không kết nối hóa đơn
Bạn đang tự tăng rủi ro sai sót và áp lực quản lý.
Một hệ thống tích hợp sẽ giúp bạn xử lý mọi thứ trên một nền tảng duy nhất.
Giải pháp từ Chữ ký số Vi Na – Đơn giản hóa mọi quy trình
Phần mềm được phát triển với tiêu chí:
Dễ dùng – Đúng luật – Phù hợp hộ kinh doanh nhỏ và vừa.
✔️ Xuất hóa đơn điện tử ngay khi bán hàng
Không cần đăng nhập hệ thống khác. Chỉ vài thao tác, hóa đơn được tạo và gửi ngay cho khách.
✔️ Kết nối trực tiếp với cơ quan thuế
Đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.
✔️ Tích hợp chữ ký số
Đồng bộ hệ sinh thái dịch vụ của Vi Na – tối ưu tính pháp lý và bảo mật.
✔️ Quản lý doanh thu – tồn kho – công nợ
Theo dõi tình hình kinh doanh theo thời gian thực.
✔️ Lưu trữ & tra cứu hóa đơn dễ dàng
Truy xuất nhanh chóng khi cần đối chiếu hoặc quyết toán thuế.
Phù hợp với đa dạng mô hình hộ kinh doanh
- Cửa hàng tạp hóa
- Shop thời trang
- Quán ăn, quán café
- Spa, salon
- Nhà thuốc
- Hộ kinh doanh online đa kênh
Dù quy mô nhỏ hay đang mở rộng, phần mềm vẫn vận hành linh hoạt và ổn định.
Hộ kinh doanh không cần am hiểu công nghệ – chỉ cần tập trung bán hàng.
Mọi vấn đề về hóa đơn và quản lý đã có hệ thống hỗ trợ.
Đừng để hóa đơn điện tử trở thành rào cản kinh doanh
Chuyển đổi số không còn là xu hướng – mà là yêu cầu bắt buộc.
Với giải pháp từ Công ty Cổ phần Chữ ký số Vi Na, hộ kinh doanh có thể:
- Bán hàng nhanh hơn
- Xuất hóa đơn đúng chuẩn
- Quản lý minh bạch
👉 Đăng ký tư vấn & trải nghiệm ngay hôm nay : https://smartsign.com.vn/san-pham/phan-mem-ban-hang/
Đội ngũ chuyên gia của Vi Na sẵn sàng hỗ trợ cài đặt và hướng dẫn sử dụng chi tiết.
Công ty Cổ phần Chữ ký số Vi Na
Hotline: 19006676 (1000 đ/phút).
Zalo bán hàng/hỗ trợ : 0355.696.676
